ArcaEvolution

Contabilità generale e solleciti. Comodità ed efficienza

Il modulo di gestione della Contabilità Generale contiene le procedure della prima nota, delle partite clienti e fornitori, la rilevazione dei corrispettivi (sia con scorporo che con ventilazione), dello scadenzario, le stampe fiscali, i bilanci, le statistiche, la gestione dei modelli INTRA-UE, delle ritenute d'acconto e dei ratei e risconti.

E' disponibile uno strumento di interrogazione dei movimenti contabili (di tipo fattura/nota di accredito) per consentire l'analisi statistica sul fatturato. La gestione solleciti consente di realizzare una comunicazione efficace con i clienti riguardo al recupero crediti. Lo strumento offre diversi tipi di sollecito, con gravità diversificata e con testo completamente personalizzabile. Lo scadenziario è aggiornato automaticamente attraverso procedure guidate. Per ciascuna scadenza è memorizzato il numero di solleciti invita, la tipologia e la data dell'ultima notifica inviata.

Adempimenti Enasarco e sostituti d'imposta. Basta un click

La documentazione riguardante le ritenute Enasarco e le ritenute d'acconto è generata in automatico con notevole risparmio di tempo e assoluta certezza operativa.

Cespiti ammortizzabili. Tutto a portata di mano

La procedura di gestione dei beni ammortizzabili è completamente integrata all'area contabile, con evidenti vantaggi operativi. Il sistema di calcolo degli ammortamenti è in linea con le normative ministeriali che prevedono l'utilizzo del duplice criterio di calcolo, fiscale e civilistico; il calcolo degli ammortamenti può essere effettuato anche in via simulata per produrre dati utili alla redazione di bilancini infrannuali.

Ratei e Risconti. Il check-up dell'azienda, in ogni momento

La gestione di ratei e risconti permette di avere a disposizione, in qualsiasi momento, una "fotografia" dei costi e ricavi di competenza di un periodo specifico. Si tratta di uno strumento indispensabile per l'elaborazione e la formazione del bilancio di esercizio.

Con l'inserimento della data di competenza nei movimenti contabili, si ottiene la base dati per il calcolo automatico dell'importo di competenza e la generazione diretta delle scritture contabili di rilevazione e storno di ratei, risconti, fatture da ricevere e da emettere, note di accredito da ricevere e da emettere, costi e ricavi anticipati.

Questi automatismi offrono anche la generazione di movimenti provvisori per la gestione di bilanci infrannuali.

Contabilità analitica. Per decidere come procedere

La Contabilità Analitica rappresenta un valido strumento per l'analisi dei costi, dei profitti e della marginalità di processi per singole attività, centri di analisi, particolari progetti. Si pone come strumento rivolto a supportare il management nel processo decisionale. In tal senso l'archivio analitico si rende disponibile all'imputazione delle informazioni economiche indipendentemente dalla loro origine o validità contabile. E' un archivio che può essere alimentato dall'esterno, soprattutto per la definizione degli obietivi di budget ed è dotato di un cruscotto di analisi molto potente in grado di aiutare l'utente nelle attività di simulazione, analisi e verifica delle implicazioni che una determinata scelta strategica comporta.

Gestione dei documenti. Grande efficienza e un'immagine di alto profilo

La gestione dei documenti prevede la configurazione, l'emissione e la stampa di ordini, documenti di trasporto, trasferimenti fra sedi e/o magazzini diversi, documenti per il conto lavoro, fatture e note di accredito, offerte, preventivi, ecc.

L'impostazione grafica può essere facilmente coordinata con gli standard richiesti dall'immagine aziendale. Tra le varie funzioni, è possibile:

• evadere ordini con decisione dei criteri di priorità (man mano che c'è materiale, economicità, interesse) ed effettuando il controllo giacenze e l'esistenza effettiva in magazzino prima di procedere con l'evasione degli ordini di vendita
• il controllo del fido assegnato al cliente con possibilità di verifica semplice o di blocco forzato nel caso di superamento di valori predeterminati
• la gestione delle commesse con possibilità di definire un codice commessa sulla testa del documento e su ciascuna delle righe del documento stesso

Codice a barre. Praticità e automatizzazione dei processi logistici

ArcaEvolution è tecnicamente predisposto in modo che informazioni chiave quali codice articolo, commessa, lotto, matricola, ecc. siano associabili a codici a barre di diversi formati. In questo modo si evitano gli errori e le operazioni diventano più veloci e precise.

Lotti e Rintracciabilità. Tutte le informazioni per garantire la massima qualità

Il programma consente la rintracciabilità delle informazioni memorizzate nel database. Per ogni prodotto consegnato al cliente sarà quindi possibile risalire facilmente al lotto di acquisto dello stesso o dei suoi componenti e stampare, all'occorrenza, certificati di analisi e/o etichette. L'anagrafica del lotto è configurabile ad ogni esigenza di settore (dall'agroalimentare al farmaceutico). Controllo rapido ed ispezione accurata del materiale movimentato risponderanno in tutto e per tutto alle esigenze di rintracciabilità , apportando all'azienda vantaggio competitivo, valorizzando e rafforzando contemporaneamente le relazioni tra gli attori della filiera produttiva.

Gestione Listini. Ad ognuno il suo

Le vendite diversificate per cliente sono rese più semplici perché ArcaEvolution fornisce listini generali e personalizzati per cliente e fornitore.
Ciascun listino è storicizzato per revisione con la data di validità per gestire le offerte. Inoltre è possibile avere listini a scaglioni di quantità. In questo modo la determinazione del prezzo per articolo in funzione della quantità viene determinato in fase di emissione di un documento.

Listini Generali

Possono essere codificati listini ivati e non ivati, in euro o in valuta estera. Sono suddivisi in tre diverse tipologie: listini clienti (per le vendite), listini fornitori (per gli acquisti) e listini generali che possono essere utilizzati sia per le vendite che per gli acquisti.
E' prevista una procedura automatica di aggiornamento di un listino in funzione di un valore di partenza e di una percentuale di incremento/diminuzione e di un valore fisso. La variazione è possibile anche fra listini di valuta diversa.

Listini Particolari

Ad ogni cliente o fornitore è possibile associare delle condizioni di vendita/acquisto diverse, definendo specifiche politiche commerciali. E' semplice definire e gestire prezzi, sconti e provvigioni che collegano gli articoli di magazzino a clienti, fornitori e agenti.

Fatturazione Elettronica PA. Processo completo per colloquiare totalmente con la Pubblica Amministrazione

Dal 6 giugno 2014 tutte le imprese che hanno come clienti la Pubblica Amministrazione Centrale e da marzo 2015 la PA Locale (Comuni, Scuole, ecc.) sono obbigati all'emissione di fatture in modalità elettronica, rispettando formati precisi e seguendo la filiera della rintracciabilità e della certezza del dato.

ArcaEvolution è fin da subito abilitato a gestire questo complesso ambito, seguendo l'utente dalla produzione del documento (fattura), alla firma digitale, passando dall'invio diretto verso la PA e al feedback di ricezione e stato di lavorazione.

Attraverso l'uso del software a corredo è possibile gestire anche tutto il complesso iter di Conservazione in Sostituzione del dato elettronico in maniera semplice e trasparente.

Flusso Area Acquisti. Flessibilità e Flussi sotto controllo

La gestione degli acquisti consente di operare con efficacia, tempestivita’ e flessibilita’ sui documenti che governano gli approvvigionamenti sia di materiale che di servizi. Il programma e’ in grado di consentire la supervisione di tutti i processi che fanno parte dell’area acquisti, creando di fatto i presupposti per un’attivita’ costante di programmazione dei fabbisogni e di controllo dei consuntivi.

Scopi fondamentali di tale area sono i seguenti:• analisi in tempo reale della disponibilita’ e giacenza dei prodotti e del portafoglio ordini in essere• tracciabilita’ dei lotti di acquisto• pianificazione degli approvvigionamenti di materiali e servizi• possibilita’ di acquisire dei listini fornitori direttamente da file• gestione di più tipologie configurabili di documento• definizione dei blocchi gestionali.

Gestione Listini. Ad ognuno il suo

Gli acquisti diversificati per fornitore sono resi più semplici perché ArcaEvolution fornisce listini generali e personalizzati per cliente e fornitore.
Ciascun listino è storicizzato per revisione con la data di validità per gestire le offerte. Inoltre è possibile avere listini a scaglioni di quantità. In questo modo la determinazione del prezzo per articolo in funzione della quantità viene determinato in fase di emissione di un documento.

Listini Generali

Possono essere codificati listini ivati e non ivati, in euro o in valuta estera. Sono suddivisi in tre diverse tipologie: listini clienti (per le vendite), listini fornitori (per gli acquisti) e listini generali che possono essere utilizzati sia per le vendite che per gli acquisti.
E' prevista una procedura automatica di aggiornamento di un listino in funzione di un valore di partenza e di una percentuale di incremento/diminuzione e di un valore fisso. La variazione è possibile anche fra listini di valuta diversa.

Listini Particolari

Ad ogni cliente o fornitore è possibile associare delle condizioni di vendita/acquisto diverse, definendo specifiche politiche commerciali. E' semplice definire e gestire prezzi, sconti e provvigioni che collegano gli articoli di magazzino a clienti, fornitori e agenti.

Pianificazione degli acquisti. Valutare bene, prima di investire

La pianificazione degli acquisti è una funzione che consente alle aziende commerciali di analizzare i fabbisogni relativi al portafoglio ordini esistente e pianificare le richieste d'acquisto ai fornitori.

La procedura assume un'importanza fondamentale quando i tempi di approvvigionamento della merce da conseganre ai clienti sono variabili e lunghi. Infatti, una quantità eccessiva di scorte rispetto al fabbisogno comporta l'immobilizzazione di capitale circolante, mentre una quantità ridotta può portare all'impossibilità di soddisfare le richieste della clientela.

ArcaEvolution permette di evitare questi problemi mediante una corretta gestione delle scorte di magazzino e un notevole risparmio sui costi di immagazzinamento.

La gestione del magazzino. Praticità e sicurezza operativa in ogni momento

Con ArcaEvolution si possono configurare illimitati magazzini per gestire correttamente le diverse esigenze dell'azienda tra cui, per esempio: magazzini di proprietà, di clienti e di fornitori, depositi, c/visione, c/lavorazione presso terzi.
Per ogni magazzino e per ogni articolo sono disponibili le movimentazioni e le giacenze, l'ordinato, l'impegnato, il disponibile ed il disponibile immediato.

Gli articoli possono essere valorizzati con diversi criteri: fiscali (LIFO, FIFO, MEDIO) e a costo ultimo, medio dell'esercizio, medio ponderato. ArcaEvolution offre funzionalità esecutive che velocizzano il lavoro.

Causali

Le causali di movimentazione di magazzino sono definibili, in modo da essere associate a diversi documenti.
E' possibile creare descrizioni differenziate delle merci per il magazzino di partenza e il magazzino di arrivo.

Anagrafica articoli

Gli articoli sono suddivisi in Famiglie, Gruppi, Sottogruppi e Categorie, Classi, Sottoclassi al fine di raggruppare la merce nelle selezioni per stampe, statistiche, sconti, provvigioni.

Gestione immagini di prodotto

Ad ogni anagrafica articolo è possibile associare più immagini come ad esempio foto del prodotto, disegni, schede tecniche, ecc. Le immagini associate agli articoli possono essere riportate anche nella stampa di listini e di documenti (ad esempio liste di prelievo da magazzino).

Gestione di più unità di misura

La gestione di molteplici unità di misura legate alla principale è facilitata da un fattore di conversione.

Ubicazione dinamiche

Per ciascuna ubicazione di magazzino è disponibile la situazione relativa all'esistenza disponibilità, carichi, scarichi e altri parametri.

Concetto di Produzione.

Il processo produttivo ed il prodotto da realizzare rappresentano entita’ strettamente correlate l’obiettivo e’ quello di realizzare, nei tempi e modi determinati dai fabbisogni indipendenti, quanto richiesto dai clienti.

Nella maggior parte dei casi il flusso di produzione che l’azienda deve gestire e’ molto complesso. Sono infatti coinvolte in tale processo molte attivita’ che tengono in considerazione diversi aspetti tecnici, quali ingegneria del prodotto, tecnologia, modalita’ di programmazione della produzione della logistica, coinvolgendo materiali, manodopera, macchine, tempi e costi.

Le attivita’ del processo produttivo che possono essere affrontate con il modulo di Produzione sono:

• Le distinte basi e le schede ciclo impostate con il modello tecnico predispongono un range di possibilita’ che verranno selezionate durante il dialogo di configurazione dei documenti commerciali
• Generazione dei Master Production Scheduling (MPS) ed elaborazione degli stessi attraverso il Material Requirement Planning (MRP) che determina i fabbisogni e propone gli ordini ad ogni livello di distinta
• Analisi dei tempi di lavorazione necessari (CRP Capacity Resourse Planning) e rilevazione automatizzata dei consuntivi

Distinta Base integrata al magazzino. Configurata esattamente come serve

In ArcaEvolution è disponibile uno strumento per configurare - da un modello esistente - una distinta base personalizzata. La distinta base è multiciclo e permette di gestire attività in parallelo e in serie, articoli opzionali e varianti.
La procedura è integrata al magazzino da cui preleva le codifiche degli articoli (materie prime, semilavorati, prodotti finiti), le descrizioni e i costi.

L'integrazione si esende alla gestione dei documenti per effettuare l'impegno dei componenti a fronte dell'ordine e lo scarico degli stessi quando si carica il prodotto finito.
E' possibile compilare la lista dei componenti di ogni articolo, calcolare il costo del prodotto finito tenendo conto anche delle eventuali fasi di lavorazione che caratterizzano il ciclo produttivo. Dichiarando i carichi di produzione, sono facilmente richiamabili e gestibili - per ogni prodotto - i suoi componenti.
Varianti costruttive e/o modifiche del ciclo sono tenute sotto controllo.

Per la definizione delle informazioni da inserire l'utente opera su un'interfaccia ricca di tools grafici. Inoltre, documenti cartacei - acquisti a mezzo scanner o fax - e file sono facilmente associabili alla distinta base.

Pianificazione interattiva. Per sapere, prima di fare

La pianificazione interattiva è una procedura per lo svolgimento dell'attività di calcolo dei fabbisogni e di determinazione delle proposte di riordino attraverso una serie di step corrispondenti ai vari livelli di distinta base.
Sostanzialmente l'operatore ha la possibilità di verificare, per ogni livello di distinta, se tutte le condizioni essenziali relative al riordino dei materiali sono soddisfatte.

Il controllo e la verifica dei risultati ottenuti in seguito all'elaborazione dei fabbisogni si ottiene mediante uno strumento denominato Navigatore per i piani di produzione.
E' proprio in questa notevole capacità di indiduare in anticipo i problemi prima che si verifichino realmente, che consiste uno dei vantaggi principali derivanti dall'utilizzo di ArcaEvolution. Usando la segnalazione delle criticità, il responsabile di produzione ha a disposizione un'informazione sintetica e completa con la quale orientare i prorpi interventi di correzione ed aggiustamento limitandoli ai soli punti debili della pianificazione.

Archiviare per velocizzare e risparmiare.

Con ArcaEvolution e’ possibile associare un documento cartaceo, acquisito a mezzo scanner o fax, direttamente alle funzioni gestionali.

Da diversi anni si parla di archiviazione elettronica dei documenti e sono molte le aziende che hanno introdotto tecnologie hardware e software per convertire l’archivio cartaceo in immagini digitali facili da ricercare e da distribuire.
I vantaggi offerti dal sistema di archiviazione documentale sono molteplici:

• risparmio di tempo nella ricerca di un documento (in pochi secondi e’ possibile recuperare documenti tra svariate migliaia di immagini inserite)
• semplicita’ di distribuzione dei documenti ad altri utenti; sicurezza e congruenza delle informazioni presenti in archivio

Con un archivio digitale le informazioni sono gestite in modo veloce, sicuro e organizzato.La peculiarita’ introdotta nel modulo di archiviazione documentale presente in ArcaEvolution evidenzia ancora una volta la completa integrazione alle funzioni gestionali. Con ArcaEvolution, mediante l’uso di periferiche scanner, l’operatore infatti acquisisce i documenti direttamente dal gestionale.
Per esempio al movimento contabile di registrazione di una fattura d’acquisto si possono associare i documenti relativi come la fattura cartacea del fornitore, i solleciti ricevuti, ecc.

Durante il processo di acquisizione dati, il sistema provvede a creare in automatico le chiavi di ricerca necessarie al successivo ritrovamento del documento stesso, una volta archiviato.
La funzione di acquisizione da scanner e’ abilitata nei punti più strategici del gestionale: nella registrazione dei movimenti contabili, nella creazione di documenti (es, ordine cliente, ordine fornitore, ecc), nelle anagrafiche cliente e fornitore.

La procedura e’ abilitata automaticamente con un messaggio di richiesta del tipo Vuoi attivare l’archiviazione documentale?. Confermando la richiesta si apre una finestra, nella quale, con un clic del mouse, si abilita la lettura dallo scanner con relativa archiviazione automatica del documento.
In pochi secondi il sistema acquisisce il documento e associa le informazioni gestionali relative, per unire in forma logica il documento ad un movimento contabile.

Il modulo di archiviazione documentale risulta molto utile per tutti gli utenti che utilizzano ArcaEvolution. La possibilita’ di vedere immediatamente dalla scheda anagrafica di un cliente tutti i documenti ad esso associati consente un significativo risparmio di tempo e migliora la qualita’ del lavoro.

Business On Web: portare la tua azienda in Rete. Tutto il flusso del processo di vendita completamente automatizzato sul Web

Internet ha condizionato radicalmente il settore dell’Information Technology.

Oggi qualsiasi produttore di software progetta soluzioni in grado di sfruttare le potenzialita’ offerte dalla rete telematica Internet. I vantaggi che Internet offre alle aziende sono innumerevoli e in continua evoluzione.

Wolters Kluwer Italia ha colto da subito le possibilità di offerte dalla tecnologia Internet e in questa direzione ha sviluppato il modulo di gestione ordini da Web integrato con ArcaEvolution.

Il modulo e’ adatto a tutte le realta’ commerciali che necessitano di ricevere quotidianamente gli ordini dalla rete di vendita costituita da agenti o direttamente dai propri clienti.

Con questa funzione l’azienda puo’ espandersi e operare con reti commerciali presenti in diverse aree geografiche (province, regioni, nazioni) senza temere l’impatto sui costi di comunicazione.
La semplicita’ d’uso del software rende l’applicazione alquanto intuitiva e adatta per qualsiasi tipo di utente.

Per sfruttare la procedura all’agente/cliente si richiede un normale collegamento Internet. Selezionando poi l’indirizzo dell’applicazione l’utente deve identificarsi con login e password. Anche in questo caso e’ necessario proteggere le informazioni permettendo l’accesso esclusivamente agli utenti registrati e in possesso dei diritti di consultazione. La procedura prevede diversi livelli di protezione per esempio un agente puo’ consultare le anagrafiche limitatamente ai propri clienti, mentre il responsabile commerciale potra’ verificare la situazione vendite per tutti gli agenti.

La struttura del modulo si compone di due parti l’applicazione Web, ospitata presso i server di WKI, e il modulo di ArcaEvolution installato in azienda o in Cloud.

I due componenti interagiscono automaticamente per pubblicare su Internet i dati aggiornati e prelevare gli ordini acquisiti dagli agenti.

L’agente/cliente puo’ ricercare gli articoli per codice, per descrizione, per famiglia, per marca ecc.. Il caricamento dell’ordine avviene con poche selezioni; al termine e’ proposto un riepilogo di quanto inserito.

A questo punto si puo’ ancora intervenire per eventuali modifiche variare le quantita’, rimuovere alcuni articoli, inserire altri articoli, ecc.

Gli ordini raccolti nel server Wki sono successivamente scaricati dal programma presente in ditta e inseriti automaticamente nel data base centrale dell’azienda. Prima di procedere alla conferma degli ordini acquisiti da Internet l’operatore puo’ controllare, apportare modifiche e infine confermare il tutto per le successive elaborazioni gestionali.

Il risparmio di tempo, ottenuto con il modulo Web di acquisizione degli ordini, e’ particolarmente significativo ed e’ importante sottolineare che con tale procedura si evitano i tipici errori di digitazione con le relative conseguenze in termini di qualita’ e di velocita’ del lavoro.

Tutto il sistema opera con dati strutturati e legati in modo logico sono a questo proposito attivati dei controlli per escludere inserimenti anomali o non autorizzati.