Lungo il mio percorso professionale ICT mi capita di dover coordinare risorse umane e tecnologiche provenienti da aziende miste..
Quali sono le difficoltà più comuni? Come gestire al meglio le attività da svolgere?
Cosa c’è di meglio di coordinare un team le cui figure professionali non rappresentano la stessa azienda? E magari queste aziende sono anche competitor? Tantissime situazioni sono migliori di queste, ma dato che svolgo anche un ruolo di Team Leader, anche questo sporco lavoro ogni tanto lo devo svolgere io..
Ci sono a mio modesto avviso delle regole che devono essere rispettate per far in modo di arrivare ad un obiettivo soddisfacente senza la necessità di indossare i guantoni da box.
1 . Generare un Plain semplice e chiaro
E’ fondamentale fare i compiti a casaprima di intraprendere qualsiasi azione. Il coordinatore e comunque il responsabile del progetto deve necessariamente compilare una lista della spesadi tutte le attività da svolgere dettagliando competenze, risorse umane e strumentali, obiettivi e tempistiche.
Ai colleghi che dovranno partecipare allo svolgimento dei punti si dovrà consegnare una guida all’uso assolutamente chiara e soprattutto semplice nella comprensione. Le maggiori criticità sono legate alla poca attenzione nella redazione da parte dei project manager, di operation planning che portano le risorse operative ad incomprensioni o a sovrapposizioni di ruoli. Un buon coordinatore deve evitare tutto questo minimizzando l’impatto nella gestione della comprensione della to do list.
2. Riunione di coordinamento pre-attività
Stabilita la lista delle attività va argomentata e spiegata agli operatori, con richiesta continua di feedback di comprensione.
Durante questo topicomomento, il coordinatore deve trasferire il concetto di collaborazione. Il bravo responsabile – differenza dalla figura descritta pocanzi – dovrà avere l’attenzione al reset competition, ovvero alla cancellazione mentale della competizione derivante dal fatto che gli operatori si ricordano tipicamente che comunque ognuno indossa una casacca diversa dall’altro e quindi, a prescindere, ognuno si sente tipicamente più competente dell’altro.
Il team è uno e quando si lavora insieme facciamo parte della stessa squadra.
3. Presenza continua fisica o mentale
Il team misto deve avere sempre la sensazione che il coordinatore / team leader è sempre presente.
Questo concetto fondamentale, serve principalmente per ribadire la presenza del punto informazione team problem solver. Se questo non potrà avvenire fisicamente mentre l’attività viene svolta, lo si deve attuare tramite qualsiasi strumento si ha a disposizione; mentalmente e psicologicamente il team deve sentirela presenza ed eventualmente apprezzare la reattività in caso di decisioni da intraprendere e/o criticità da risolvere.
4. Presenza al momento della chiusura attività
Nel momento che il team decreta la chiusura dell’attività – parziale o totale che dir si voglia – è necessario ripassare a rivista gli steps generati e riscontrare di persona e l’effettivo risultato OK o, ahimè, KO. Questa attività è importantissima sia nel rispetto del team e dei reports da esso generati, sia nel rispetto dell’interlocutore istituzionale, tipicamente responsabile rappresentante il cliente committente.
Chiudere progetti con l’assenza del coordinatore rappresenta un memorabile quanto indiscutibile autogol, che potrebbe seriamente compromettere in tutto o in parte il rapporto presente e futuro con il cliente stesso, trasferendo una sensazione di poca attenzione nei suoi confronti.
5. Chiusura lavori
Questo ultimo punto direi che è fondamentale. L’attenzione al team misto qui dovrà essere massima.
Siamo alla resa dei conti: a progetto concluso si dovranno stabilire le regole del post progetto, ovvero si renderà necessaria una pianificazione di ruoli di responsabilità in rapporto alle competenze. Sarà fondamentale stilare una lista di casi di criticità che potrebbero verificarsi e tentare di suddividerle fra le risorse umane in base alle attività di intervento future.
Come per il primo punto, sarà fondamentale evitare al massimo l’effetto rimbalzo di responsabilitàbasato sul naturale concetto della concorrenza fra realtà aziendali rappresentate da ogni componente del team.
Se il responsabile non riuscirà a gestire questo argomento, il progetto in fase di post-produzione potrebbe talmente vacillare, tando da compremettere tutto il lavoro svolto.
Insomma, a conclusione, ribadisco: coordinare un team misto? Non è roba da poco..
DB SERVIZI